Nina Wunderlich, Stabstellenleiterin Interne Revision, Volksbank eG, Warendorf
Werner Jacobebbinghaus, Leiter Interne Revision, Volksbank Bielefeld-Gütersloh eG
Henning Walther, Bereichsleiter Interne Revision, Volksbank Herford-Mindener Land eG
Verschiedene Standards für die Arbeit der Internen Revision sehen die Notwendigkeit einer Datenanalyse.
Herausforderungen in der Internen Revision
Die Digitalisierung hat mittlerweile in allen Unternehmensbereichen zunehmend Einfluss gewonnen. Hieraus ergibt sich u. a. die Frage, wie die Interne Revision sich den daraus ergebenden Herausforderungen stellt. „Da alle Unternehmen in vielfältiger Weise mit IT durchzogen sind, ist es nahezu unmöglich, eine effektive Prüfung ohne den Einsatz von Technologien durchzuführen.“ (DIIR, Global Technological Audit Guide -GTAG 16). Hinzu kommen knappe Personalressourcen und eine fortwährend steigende Regulatorik.
Zentrale Herausforderungen einer Datenanalyse sind dabei:
- wie komme ich an die benötigten Daten,
- wie bereite ich mir die Daten vor, damit sie mir Antworten liefern,
- wie erkenne ich, was an Daten wichtig ist,
- wie bereite ich die Daten auf und präsentiere die Ergebnisse?
Die Beantwortung dieser Fragen nimmt einen Großteil des Zeitbudgets für die eigentliche Prüfung ein.
Lösungsansatz
Zur Förderung des Austausches von Erfahrungen und Bündelung des Know-hows hat sich eine Arbeitsgruppe von 10 Volksbanken gebildet, mit dem Ziel, eine technische Lösung zu entwickeln, um komplexe Datenbestände gezielt auszuwerten und für Prüfungen nutzbar zu machen.
Die Anforderungen hierbei waren:
- Einfache, intuitive Bedienbarkeit ohne IT-Kenntnisse
- Analyse der Grundgesamtheit
- Kombination unterschiedlicher Datenquellen zu einem Datentopf
- Erhöhung der Prüfungssicherheit
- Zeitersparnis aufgrund von automatisierten Routinen
- Direkte Anzeige von Auffälligkeiten
- Gezieltere Auswahlmöglichkeiten von Einzelfällen
- Direkte Ausgabe eines Ergebnisberichts
- Nachvollziehbarkeit der Prüfhistorie (Revisionssicherheit)
Programmierung einer App für die Prüfung des Aktivgeschäfts
Auf Basis der Softwarelösung IDEA wurde eine App für das Aktivgeschäft entwickelt. Die App nutzt Daten des Kreditportfolios aus verschiedenen Quellsystemen, die in Form von standardisierten Abfragen generiert und in die App importiert werden. Anhand vordefinierter Prüfschritte wird der Datenbestand auf Auffälligkeiten gescannt und diese in Berichtsform ausgegeben.
Ein Prüfer ohne vertiefte IT-Kenntnisse bereitet Auswertungen aus den Quellsystemen auf. Hierfür steht ein detaillierter Leitfaden zur Verfügung. Es ist auch möglich, unterschiedliche Datenquellen zu einem Datentopf zusammenzuführen. In der App werden nach Anstoß durch den Prüfer Auffälligkeiten berechnet und in separaten Tabellen ausgewiesen, die leicht exportiert oder zu einem Ergebnisbericht zusammengestellt werden. Hierbei werden alle Prüfschritte so dokumentiert, dass eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet ist.
Durch die Auswertungen ist eine gezieltere Auswahlmöglichkeit von Einzelfallprüfungen oder Anzeige von Auffälligkeiten bei Prozessprüfungen möglich. Komplexe Datenstrukturen unterliegen somit einer einfachen Auswertbarkeit unter Steigerung der Prüfungssicherheit.
Fallkonstellation aus der App:
Die Prüfung der Datenqualität im Kreditgeschäft erfolgt anhand einer Abfrage aus dem Kreditportfoliomodell. Die Analyse des Datenbestandes erfolgt dabei jeweils unter Berücksichtigung der institutsindividuellen Risikorelevanzgrenze.
Es werden diverse Prüfschritte zur Verfügung gestellt wie z. B. Kunden mit falscher Ratingart, Kunden ohne Rating, Kunde mit EWB in der Normalbetreuung etc. Des Weiteren erfolgt eine Aggregation der Volumina je Ratingart, so dass ein Überblick über den Portfoliogesamtbestand jederzeit gewährleistet ist.
Insbesondere verfügt die App über eine Mehrperiodenaufbereitung, über die z. B. Ratingwanderungen abgebildet werden können. Gleichzeitig können über die Prüfroutinen Analyseergebnisse für diverse Stichtage untereinander verglichen werden.
Ausblick/Praxistipps
Die App leistet aus unserer Sicht einen deutlichen Beitrag zur Digitalisierung der Internen Revision, indem sie effiziente Prüfungshandlungen unterstützt und verbessert.
Die bestehende App unterliegt einer kontinuierlichen Weiterentwicklung, die von der Kreditgewährung über die Datenqualität bis hin zur Verschlüsselung von Sicherheiten alle prüferischen Risiken abbilden soll. Bei der Weiterentwicklung können hierbei auch die künftigen Nutzer der App eingebunden werden, mit dem Vorteil eines Wissenstransfers innerhalb der Genossenschaftlichen Finanzgruppe.
Die Entwicklung weiterer Apps ist in Planung. Hierbei stellen sich unter anderem die folgenden Fragen:
- Welche weitere Unterstützung braucht die Interne Revision in Form von Datenanalysen?
- Bietet die App Mehrwerte für eine Compliance-Funktion oder andere Überwachungsfunktionen?
Denkbar ist auch eine anlassbezogene oder regelmäßig wiederkehrende Ausführung der Datenanalysen im Rahmen eines Continuous Auditing-Ansatzes.
Beitragsnummer: 22173